KVK Politikası

WHITE ROSE MOTOR SANAYİ VE OTOMASYON TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

BÖLÜM 1:

1. Giriş

Bu Politika ile kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda WHITE ROSE MOTOR tarafından benimsenecek ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeler ortaya konulmaktadır. Bu Politika ile WHITE ROSE MOTOR tarafından yerine getirilecek hususlar ortaya konulmakta, 6698 sayılı KVKK’da öngörülen düzenlemelere nasıl uyulacağına ilişkin temel ilkeler belirlenmektedir.

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda, WHITE ROSE MOTOR, işbu Politika ile yönetilen; katılımcıların, çalışan adaylarının, WHITE ROSE MOTOR yetkililerinin, ziyaretçilerinin, iş birliği içinde olduğu diğer WHITE ROSE MOTOR çalışanları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasına gerekli özeni göstermekte ve bunu bir WHITE ROSE MOTOR politikası haline getirmektedir.

1.2 Amaç

Bu Politika’nın temel amacı, WHITE ROSE MOTOR tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda katılımcılarımız, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, yetkililerimiz, ziyaretçilerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurum çalışanları, yetkilileri ve üçüncü kişiler başta olmak üzere, kişisel verileri WHITE ROSE MOTOR. tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır. KVKK’ya uyum sağlamak amacıyla WHITE ROSE MOTOR özelinde yürütülecek uyum faaliyetlerinin en üst düzeyde yönetilmesi ve eşgüdümün sağlanmasını temin etmek hedefiyle hazırlanmıştır.

1.3 Kapsam

Bu Politika; katılımcılarımızın, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, kurum yetkililerinin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları ve yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

1.4 Tanımlar Ve Kısaltmalar

Bu bölümde Politika’da geçen özel terim ve deyimler, kavramlar, kısaltmalar vb. kısaca açıklanır.

WHITE ROSE MOTOR : Karaman Organize Sanayi Bölgesinde bulunmaktadır.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanarak açıklanan ve veri işleme amacıyla sınırlı olarak verilen onay.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan: White Rose Motor çalışanı

Hizmet Sağlayıcısı: White Rose Motor ’un hizmet aldığı ve/veya verdiği gerçek veya tüzel kişi (tedarikçi, taşeron, katılımcı vb.) çalışanı.

Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kişisel Verileri Koruma Kanunu(KVKK): 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Politika: White Rose Motor Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verileri işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu ve Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt yaptırmakla yükümlü gerçek veya tüzel kişi.

1.5 ROL VE SORUMLULUKLAR

1.5.1 Veri Sorumlusu

KVKK uyarınca kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelmektedir. WHITE ROSE MOTOR, veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumludur.

1.5.2 Veri İşleyen

WHITE ROSE MOTOR’Un verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler (Örneğin; çalışanlar, yükleniciler, tedarikçiler gibi), veri işleyenler olarak kabul edilecektir. Kişisel verilerin WHITE ROSE MOTOR adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde, veri sorumlusu olarak WHITE ROSE MOTOR ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. WHITE ROSE MOTOR; veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin işbu politikaya uyumunu denetler.

1.6 HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER

KVKK uyarınca WHITE ROSE MOTOR’un kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamında hukuki yükümlülükleri bulunmaktadır. Söz konusu yükümlülükler şu şekilde sıralanmaktadır:

1.6.1 Aydınlatma Yükümlülüğü

WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin toplanması sırasında, ilgili kişiyi aydınlatmak ve bu kapsamda ilgili kişiye aşağıdaki hususlarda bilgi vermekle yükümlüdür:

· Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,

· Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,

· İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

· Kişisel verileri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

· İlgili kişinin hakları

WHITE ROSE MOTOR aydınlatma yükümlülüğü kapsamında; farklı araçlar ile ilgili kişileri kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirecektir. Ayrıca WHITE ROSE MOTOR kamuoyuna açık politikaların kişisel veri sahipleri tarafından anlaşılabilir olmasına önem vermektedir. WHITE ROSE MOTOR’un internet sayfasında yukarıda ifade edilen hususlara ilişkin bilgiler yer almaktadır. İlgili kişilerin ne şekilde bilgilendirileceğine dair hangi araçların kullanılacağı iç politikalar ile belirlenmiştir.

1.6.2 Kişisel Veri Sahiplerinin Başvurularını Yanıtlandırma Yükümlülüğü

Kişisel veri sahipleri, yazılı olarak veya Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle başvuruda bulunarak kendi verilerine ilişkin KVKK’da yer alan haklarını kullanabilirler. Bu kapsamda, WHITE ROSE MOTOR, kişisel veri sahiplerinin haklarının yerine getirilmesi için KVKK’nın 13 numaralı maddesi kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek için gereken idari ve teknik önlemleri almaktadır.

1.6.3 Kişisel Verilerin Güvenliğini Sağlama Yükümlülüğü

WHITE ROSE MOTOR işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. İleride Kurul tarafından veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler hakkında detaylı düzenlemeler yapıldığında, bu kapsamdaki yükümlülüklere de uyum sağlamak amacıyla makul derecede efor sarf ederek maksimum derecede güvenlik sağlanacaktır. WHITE ROSE MOTOR, alacağı teknik ve idari tedbirler bakımından tedbirlerin işleyişi ile ilgili olarak gerekli denetimleri yapmaya ve yaptırmaya yönelik sistemleri kurgulamaktadır. Bu denetim sonuçları WHITE ROSE MOTOR bünyesinde görevli birimlerce incelenmekte ve gerekli aksiyonlar alınmaktadır. WHITE ROSE MOTOR, işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve mevzuatın gerektirmesi halinde Kurul’a bildirmekle yükümlüdür. Bu kapsamda gerekli organizasyonel yapı kurulmuştur. WHITE ROSE MOTOR tarafından güvenlik riski teşkil eden durumlar tespit edilirse vakit kaybetmeksizin söz konusu riski ortadan kaldıracak önlemler alınmaktadır.

1.6.3.1 Hukuka Uygun Veri İşlenmesinin Temini İçin Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması

Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için aşağıdaki tedbirler WHITE ROSE MOTOR tarafından alınmaktadır:

WHITE ROSE MOTOR bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler iş birimleri bazında analiz edilir, bu kapsamda bir “kişisel veri işleme haritası” çıkartılır.

Kişisel veri işleme haritası uyarınca, hukuka uygunluğun sağlanması için yerine getirilecekler birim bazında belirlenir.

Gerçekleştirilen kişisel veri işleme süreçleri geliştirilecek teknik sistemlerle denetlenir ve ilgilisine raporlanır.

WHITE ROSE MOTOR çalışanları, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve hukuka aykırı veri işlemenin yaptırımları konusunda bilgilendirilir ve eğitilir.

Çalışanlarda farkındalığın sağlanması için düzenli denetimler yapılır ve gerekli idari tedbirler WHITE ROSE MOTOR’un iç politikaları ve eğitimleri yoluyla hayata geçirilir.

WHITE ROSE MOTOR ile çalışanları, iştirakleri, iş ortakları, tedarikçileri ve katılımcıları arasındaki hukuki ilişkiyi yöneten sözleşme ve belgelere, paylaşılan kişisel verilerin gizliliğine ve ne şekilde işlenmesi ve saklanması gerektiğine ilişkin kayıtlar konur.

Kişisel verilere erişim, işleme amacı doğrultusunda görevli çalışanlarla sınırlandırılır. Çalışanların, görevleri gereği kullanmadıkları kişisel verilere erişimleri sınırlandırılır.

 1.6.3.2 Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek için Teknik ve İdari Tedbirlerin Alınması

Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için aşağıdaki tedbirler WHITE ROSE MOTOR tarafından alınmaktadır:

· Kişisel verilerin saklandığı sistem ve konumlara erişimin engellenmesi için teknolojiye uygun teknik önlemler alınır, alınan önlemler periyodik olarak güncellenir.

· WHITE ROSE MOTOR tarafından, iş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik süreçleri tasarlanır devreye alınır.

·Alınan teknik önlemler periyodik olarak ilgilisine raporlanır, güvenlik riski olan hususlara teknolojik çözüm üretilmektedir.

·Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili yazılım ve sistemler kurulmuştur.

· WHITE ROSE MOTOR’un çalışanları, bu kapsamda alınan teknik tedbirler konusunda eğitilmekte ve teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

· WHITE ROSE MOTOR çalışanlarından, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacakları konusunda taahhüt alınmaktadır. Bu taahhüt işten ayrılmalarından sonra da devam edecektir.

· WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümler eklenmektedir.

1.6.4 Bilgilendirme Yükümlülüğü

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, kişisel verinin temin edildiği ilgili kişinin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin hakları işbu Politika’nın 8. Bölümü’nde belirtildiği gibidir. KVKK’nın 13. maddesi uyarınca WHITE ROSE MOTOR, söz konusu haklara ilişkin iletilen talepleri değerlendirerek; ilgili kişileri bilgilendirmekle yükümlü olup, işbu bildirim yasal mevzuat kapsamında belirlenen süre içinde gerçekleştirilecektir. Söz konusu talepler, ilgili kişiler tarafından yazılı olarak veya Kurul tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle WHITE ROSE MOTOR’a iletilmelidir. WHITE ROSE MOTOR, Kurul’un bu konudaki kararına aykırılık teşkil etmemek üzere ilgili kişiye başvuru konusunda daha fazla olanak sağlamaya çalışır.

1.6.5 Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü

WHITE ROSE MOTOR, KVKK’nın 16. maddesi uyarınca, Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt yaptırmakla yükümlüdür. KVKK’nın 16/3 maddesi uyarınca; işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kurul tarafından belirlenecek objektif kriterler göz önünde bulundurularak, sicile kaydolma zorunluluğuna istisna getirilebilir.

1.7 Politika’nın Ve İlgili Mevzuatın Uygulanması

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, WHITE ROSE MOTOR, yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralların WHITE ROSE MOTOR uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlenmesinden oluşturulmuştur. WHITE ROSE MOTOR, KVK Kanunu’nda öngörülen yürürlük sürelerine uygun hareket etmek üzere gerekli sistem ve hazırlıklarını yürütmektedir.

1.8. Politika’nın Yürürlüğü

WHITE ROSE MOTOR tarafından düzenlenen bu Politika, 01.09.2019 tarihinde yürürlüğe girer. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi güncellenecektir. Politika WHITE ROSE MOTOR’un internet sitesinde (http://www.whiterose.com.tr) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

BÖLÜM 2: KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI

2.1 Kişisel Veriler

KVKK kişisel verileri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlamaktadır. Bu bağlamda, kişinin verilerinin belli veya belirlenebilir olması (bir başka bilgi ile bir araya getirildiğinde kişiye ulaşılması) gerekmektedir. Bir kişinin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, kimlik, sosyal güvenlik numarası, telefon numarası, adresi, görüntüleri, ödeme bilgileri, sağlık bilgileri ve benzeri bilgiler kişisel veri tanımına girmektedir. KVKK’nın konusu, verisi işlenen gerçek kişiler olup; tüzel kişiler kapsam dışında bırakılmıştır. Bu nedenle, bir tüzel kişinin sicil numarası, ticaret unvanı ve sicil bilgileri gibi içerisinde gerçek kişiye ait bilgi içermeyen bilgiler, KVKK gereğince kişisel veri olarak korunmamaktadır.

2.2 Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Özel nitelikli kişisel veriler; öğrenildiği takdirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler olup; KVKK’nın 6. maddesinin birinci fıkrasında şu şekilde sayılmaktadır: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti, ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. Özel nitelikli kişisel verilerin kanunda açıkça yetki verilen durumlar dışında ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Bu kapsamda; WHITE ROSE MOTOR tarafından bu tür kişisel veriler KVKK gereği işlenmesine izin verilen durumlar dışında işlenmez veya ilgilinin açıkça rızası alınarak KVKK’nın 6. maddesi uyarınca belirtilen şartlara uygun olarak işlenir.

BÖLÜM 3: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYGULANACAK İLKELER

Bu Politika, WHITE ROSE MOTOR’un KVKK ve ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları somut olarak nasıl uygulayacağına ilişkin yol gösterici bir nitelik taşımaktadır. WHITE ROSE MOTOR bu Politikayı rehber edinerek kendi bünyesinde gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetlerini analiz edecek, bu Politikaya uyum için gerekli aksiyonları belirleyecek ve her türlü teknik ve idari önlemi alacaktır. Belirlenen aksiyonlar hayata geçirildikten sonra iç denetim mekanizmaları işletilerek Politikaya uygunluğun devamlılığı sağlanacaktır. WHITE ROSE MOTOR bünyesinde bu Politikaya uyumluluğun sağlanması amacıyla çalışanların farkındalığının sağlanması için çalışmalar yapılacak, yeni başlayan çalışanlar için gerekli uyum süreçleri işletilecek ve WHITE ROSE MOTOR hizmetlerinden faydalanan katılımcıları ve iş ortakları ile ilişkilerinde gerekli düzenlemeler yapılacaktır. KVKK’ya uyumluluğun sağlanması için WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel veriler mevzuatta öngörülen genel ilke ve hükümlere uygun olarak işlenmektedir. Bu kapsamda, WHITE ROSE MOTOR tarafından tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinde dikkate alınması gereken ilke ve şartlar bu bölümde ele alınacaktır. Kişisel verilerin işlenmesi sırasında dikkate alınacak ilkeler aşağıda başlıklar halinde incelenmektedir.

3.1 Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinde Bulunma

WHITE ROSE MOTOR kişisel verilerin işlenmesi faaliyetleri kapsamında hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık ve gereklilik prensiplerini uygulamaya koyarak sadece gerektiği kadar kişisel veriyi, veri işleme amaçlarına uygun düşecek seviyede işlemektedir.

 3.2 Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

WHITE ROSE MOTOR, işlemekte olduğu kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır. Örneğin, WHITE ROSE MOTOR kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini düzeltmelerine ve güncelleştirmelerine imkân verecek sistemleri geliştirmektedir.

3.3 Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

WHITE ROSE MOTOR, kişisel verileri belirli, açık ve hukuka uygun sebeplerle işlemektedir. Bu kapsamda WHITE ROSE MOTOR kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini belirler ve bu amaçları kişisel verileri işlenmeden önce veri sahiplerinin bilgisine sunar. Kişisel veriler, belirtilen amaçlar dışında işlenmez. WHITE ROSE MOTOR tarafından belirlenen veri işleme amaçları meşru ve hukuka uygundur.

​​​​​​​3.4 İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

WHITE ROSE MOTOR, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işler ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınır. Örneğin, kişisel veriler elde edildikten sonra ortaya çıkan yeni bir amacın gerçekleştirilmesine yönelik kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmez.

​​​​​​​3.5 İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

WHITE ROSE MOTOR kişisel verileri yalnızca kanunlarda öngörülen süreler ile veya işlendikleri amaç ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranır. Bir süre belirlenmemişse, kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir.

BÖLÜM 4: WHITE ROSE MOTOR TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE SAKLANMA SÜRELERİ

WHITE ROSE MOTOR, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak aydınlatma yükümlülüğü kapsamında hangi kişisel veri sahibi gruplarının kişisel verilerini işlediğini, kişisel veri sahibinin kişisel verilerinin işlenme amaçlarını ve saklama sürelerini kişisel veri sahibine bildirmektedir.

4.1. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu

WHITE ROSE MOTOR nezdinde, KVK Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, WHITE ROSE MOTOR’un meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak KVK Kanunu’nda başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere, KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen bütün yükümlülüklere uyarak işbu Politika kapsamındaki sürelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler işlenmektedir.

Kimlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Ehliyet, Nüfus Cüzdanı, İkametgâh, Pasaport, Avukatlık Kimliği, Evlilik Cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan tüm bilgiler

İletişim Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail gibi bilgiler

Katılımcı Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; hizmet faaliyetlerimiz ve bu çerçevede iş birimlerimizin yürüttüğü operasyonlar neticesinde ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; sunduğumuz ürün ve hizmetlerle ilgili veya WHITE ROSE MOTOR’un ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler

Katılımcı İşlem Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; ürün ve hizmetlerimizin kullanımına yönelik kayıtlar ile kişinin ürün ve hizmetleri kullanımı için gerekli olan talimatları ve talepleri gibi bilgiler

Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler

İşlem Güvenliği Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel veriler

Risk Yönetimi Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan ve veri kayıt sistemi içerisinde yer alan; teknik ve idari risklerimizi yönetebilmemiz için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kuralına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenen kişisel veriler

Finansal Bilgi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; WHITE ROSE MOTOR’un kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler.

Özlük Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışanlarımızın veya WHITE ROSE MOTOR ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri

Çalışan Adayı Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; WHITE ROSE MOTOR’un çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürüstlük kuralları gereği WHITE ROSE MOTOR’un insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda çalışan adayı olarak değerlendirilmiş veya WHITE ROSE MOTOR ile çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler

Çalışan İşlem Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışanlarımızın veya WHITE ROSE MOTOR ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin işlenen kişisel veriler.

Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; çalışanlarımızın veya WHITE ROSE MOTOR ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin performanslarının ölçülmesi ile kariyer gelişimlerinin WHITE ROSE MOTOR insan kaynakları politikası kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler.

Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Çalışanlara veya WHITE ROSE MOTOR ile çalışma ilişkisi içerisinde olan diğer gerçek kişilere sunduğumuz ve sunacağımız yan-haklar ve menfaatlerin planlanması, bunlara hak kazanımla ilgili objektif kriterlerin belirlenmesi ve bunlara hak edişlerin takibi işin işlenen kişisel veriler.

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve WHITE ROSE MOTOR ile politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler.

Denetim ve Teftiş Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; WHITE ROSE MOTOR’un kanuni yükümlülükleri ve WHITE ROSE MOTOR politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; 6698 Sayılı Kanun’un 6’ıncı maddesinde belirtilen veriler.

Pazarlama Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; ürün ve hizmetlerimizin kişisel veri sahibinin kullanım alışkanlıkları, beğenisi ve ihtiyaçları doğrultusunda özelleştirilerek pazarlamasının yapılmasına yönelik işlenen kişisel veriler ve bu işleme sonuçları neticesinde yaratılan rapor ve değerlendirmeler.

Talep / Şikayet Yönetimi Bilgisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan, kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; WHITE ROSE MOTOR’a yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.

4.2 Kişisel Verilerin Saklanması

WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

​​​​​​​4.2.1 Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan Teknik Tedbirler

WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

· Kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmaktadır.

· Saklanma alanlarına yönelik teknik güvenlik sistemleri kurulmakta, alınan teknik önlemler periyodik olarak Kurumumuzca belirlenen denetim mekanizması tarafından denetlenmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek gerekli teknolojik çözüm üretilmektedir.

· Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir biçimde tüm gerekli altyapılar kullanılmaktadır.

​​​​​​​4.2.2 Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması için Alınan İdari Tedbirler

WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması için alınan başlıca idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:

· Çalışanlar, kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak konusunda bilgilendirilmektedirler.

·WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel verilerin saklanması konusunda teknik gereklilikler sebebiyle dışarıdan bir hizmet alınması durumunda, kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı ilgili firmalar ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlanacağına ilişkin hükümlere yer verilmektedir.

4.3 Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

WHITE ROSE MOTOR, ilgili kanunlarda ve mevzuatta öngörülmesi durumunda kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler WHITE ROSE MOTOR’un o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak WHITE ROSE MOTOR’un uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte, daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 8. Bölümünde yer verilmiştir. Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve WHITE ROSE MOTOR’un belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda WHITE ROSE MOTOR’a yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

BÖLÜM 5: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

Kişisel veriler kural olarak, KVKK’nın 5 numaralı maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı olarak işlenmektedir.

KVKK’da özel nitelikteki kişisel verilerin işlenmesi için özel önlemler getirilebileceği düzenlenmiştir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler işlenirken Kurul tarafından belirlenen önlemler alınmaktadır. Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında üçüncü kişilere aktarılması konusunda, KVKK’nın 8 ve 9 numaralı maddelerinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmeye yönelik gerekli organizasyonel sistemler kurgulanmıştır. Kişisel veriler aktarılırken işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

5.1 WHITE ROSE MOTOR’un Kişisel Verileri İşleme Amaçları

WHITE ROSE MOTOR kişisel verileri KVKK 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar aşağıdaki gibidir:

·Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin WHITE ROSE MOTOR’un ilgili faaliyette bulunmasının kanunlarda açıkça öngörülmesi,

·Kişisel verilerin WHITE ROSE MOTOR tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,

·Kişisel verilerin işlenmesinin WHITE ROSE MOTOR’un hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

·Kişisel verilerin ilgili kişiler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde WHITE ROSE MOTOR tarafından işlenmesi,

·Kişisel verilerin WHITE ROSE MOTOR tarafından işlenmesinin WHITE ROSE MOTOR’un veya ilgili kişilerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

·İlgili kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla WHITE ROSE MOTOR’un meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,

·Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler açısından kanunlarda öngörülmüş olması,

·Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri açısından ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili WHITE ROSE MOTOR ve kuruluşlar tarafından işlenmesidir.

Bu kapsamda WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerinizi aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:

·Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası,

·Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

· Etkinlik yönetimi,

· İş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi,

·WHITE ROSE MOTOR personel temin süreçlerinin yürütülmesi,

·WHITE ROSE MOTOR finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi,

·WHITE ROSE MOTOR hukuk işlerinin icrası/takibi,

·Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

·Kurumsal yönetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

·Talep ve şikâyet yönetimi,

·Kurum değerlerinin güvenliğinin sağlanması,

·WHITE ROSE MOTOR’a ilgili mevzuata uyum konusunda destek olunması,

·WHITE ROSE MOTOR üst düzey yöneticilerine sağlanacak yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası süreçlerine destek olunması,

·WHITE ROSE MOTOR’un kurumsal ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması,

·WHITE ROSE MOTOR’un itibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi,

· Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,

· Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi.

Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVKK kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak WHITE ROSE MOTOR tarafından ilgilinin açık rıza beyanı istenmektedir.

5.2 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun Olarak İşlenmesinin Sağlanması

WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için aşağıdaki teknik tedbirleri alır:

·Kişisel verilerin kanuna uygun bir şekilde işlenmesi ve depolanması için WHITE ROSE MOTOR içi organizasyonu yapmak,

·Kişisel verilerin depolanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için teknik alt yapıyı oluşturmak,

·Oluşturulan teknik alt yapının ve süreçlerin denetlenmesini sağlamak,

·Alınan teknik önlemlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürler belirlemek

ile yükümlüdür.

WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için ayrıca aşağıdaki idari tedbirleri alır:

·WHITE ROSE MOTOR çalışanlarını kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunması ve işlenmesine ilişkin bilgilendirmek ve eğitmek,

·WHITE ROSE MOTOR çalışanları ile yapmış olduğu sözleşmelerde, belgelerde veya politikalarda, WHITE ROSE MOTOR çalışanları tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi durumlarında alınacak tedbirleri kayıt altına almak,

·Birlikte çalıştığı veri işleyenlerin ve ortaklarının kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini denetlemek.

5.3 Kişisel Verilerin Ve Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

5.3.1 Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde 6698 sayılı Kanun’un 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.

​​​​​​​5.3.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

WHITE ROSE MOTOR tarafından; özel nitelikli kişisel veriler kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise ancak, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir:

  • Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel  veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,
  • Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından istenmesi halinde

5.4 Kişisel Verilerin Aktarılması

WHITE ROSE MOTOR hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere aktarabilmektedir. WHITE ROSE MOTOR bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.

WHITE ROSE MOTOR meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanunun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

·Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise;

· Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,

· Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa,

· Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,

·WHITE ROSE MOTOR’un hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,

· Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,

· Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,

· Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, WHITE ROSE MOTOR’un meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

​​​​​​​5.4 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

WHITE ROSE MOTOR gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir.

· Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya

·Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise;

– Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri  kanunlarda öngörülen hallerde,

– Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından istenmesi halinde.

BÖLÜM 6: KİŞİSEL VERİLERİN, KVK KANUNU’NUN 5’İNCİ MADDESİNDE BELİRTİLEN KİŞİSEL VERİ İŞLEME ŞARTLARINDAN BİR VEYA BİRKAÇINA DAYALI VE BU ŞARTLARLA SINIRLI OLARAK İŞLENMESİ

Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa'nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. WHITE ROSE MOTOR bu doğrultuda ve Anayasa’ya uygun bir biçimde; kişisel verileri, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlemektedir. Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini mümkün kılan hukuki dayanaklardan yalnızca bir tanesidir. Açık rıza dışında, aşağıda yazan diğer şartlardan birinin varlığı durumunda da kişisel veriler işlenebilir. Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde; aşağıda yer alan şartlar uygulanır. WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde 6698 sayılı Kanun’un 4. maddesinde belirtilen genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.

6.1.Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Alınması

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

6.1.1 Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin, kişisel veri sahibinin açık rıza vermesine bağlı olarak işlenmesi için, katılımcı, tedarikçi ve ziyaretçilerden ilgili yöntemler ile açık rızaları alınmaktadır.

6.1.2 Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülen hallerde hukuka uygun olarak işlenecektir.

6.1.3 Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

6.2. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

6.3.WHITE ROSE MOTOR’un Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

WHITE ROSE MOTOR’un veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

6.4. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Veri sahibinin, kişisel verisini kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler işlenebilecektir.

6.5. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

6.6.WHITE ROSE MOTOR’un Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla WHITE ROSE MOTOR’un meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

BÖLÜM 7: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

WHITE ROSE MOTOR, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır.

7.1 Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

WHITE ROSE MOTOR, aşağıda belirtilen hususlarda veri güvenliği konusunda gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirleri almakta, bu konuda en üst düzeyde dikkat ve özeni göstermektedir. WHITE ROSE MOTOR tarafından KVK Kanunu’nun 12’nci maddesi uyarınca “veri güvenliğini” sağlamaya yönelik alınan aksiyonlar ve tedbirler aşağıda belirtilmektedir. 

  • WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
  • WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek için korunacak verinin niteliği, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.
  • WHITE ROSE MOTOR kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun muhafazasının sağlanması konusunda kişisel verileri aktarmış olduğu iş ortakları ve tedarikçiler gibi veri işleyen kurumlar nezdinde farkındalıkları arttırmakta; iş ortakları ve tedarikçilerin KVK Kanunu’na uygun kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunması yönünde gerekli önlemleri almaktadır.
  • WHITE ROSE MOTOR’un veri sorumlusu olarak kişisel verileri işlerken uymak zorunda olduğu yükümlülükler ve bu konuda geliştirdiği hukuksal, idari ve teknik tedbirlere uyma zorunluluğu WHITE ROSE MOTOR’un tedarikçi, iş ortağı gibi çeşitli sıfatlarla ilişkide olduğu veri işleyen kurumlara veri işleme konusunda gerçekleştirdikleri faaliyetin niteliğiyle uyumlu bir şekilde sözleşmesel olarak yükletilmektedir.
  • WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
  • WHITE ROSE MOTOR, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları WHITE ROSE MOTOR’un iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.
  • WHITE ROSE MOTOR, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.

7.1.1 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

WHITE ROSE MOTOR, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için gerekli tüm teknik ve idari tedbirler almaktadır.

  • Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik Tedbirler

·WHITE ROSE MOTOR bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri kurulan ve gerektiğinde güncellenen teknik sistemlerle denetlenmektedir.

· Alınan teknik önlemler periyodik olarak WHITE ROSE MOTOR’ca belirlenen denetim mekanizması tarafından denetlenmektedir.

  • Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan İdari Tedbirler

7.2 Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

KVK Kanunu ile bir takım kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. WHITE ROSE MOTOR tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda, WHITE ROSE MOTOR tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler sağlanmaktadır.

BÖLÜM 8: KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ

 8.1. WHITE ROSE MOTOR’un Kişisel Verileri Silme, Yok etme Ve Anonimleştirme Yükümlülüğü

Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde WHITE ROSE MOTOR’nin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda WHITE ROSE MOTOR ilgili yükümlülüğünü bu bölümde açıklanan yöntemlerle yerine getirmektedir.

 8.2 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonimleştirilmesi

 8.2.1.Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi

WHITE ROSE MOTOR ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir.

8.2.2. Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. WHITE ROSE MOTOR, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.

KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.

8.2.3 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok edilmesi ve Anonimleştirilmesi Teknikleri

Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri, WHITE ROSE MOTOR ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. WHITE ROSE MOTOR tarafından en çok kullanılan silme veya yok etme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

​​​​​​​8.2.3.1 Fiziksel Olarak Yok Etme

Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler silinirken/yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.

​​​​​​​8.2.3.2 Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken/yok edilirken; bir daha kurtarılamayacak biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

8.2.3.3 Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme

WHITE ROSE MOTOR bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli olarak silinir/yok edilir.

8.2.4.  Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme Teknikleri

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. WHITE ROSE MOTOR, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.

KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.

WHITE ROSE MOTOR tarafından en çok kullanılan anonimleştirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

  • Maskeleme

Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisi veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.

  • Toplulaştırma

Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

  • Veri Türetme

Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

  • Veri Karma

Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır.

BÖLÜM 9: BÖLGE, BİNA, TESİS GİRİŞLERİ İLE BÖLGE, BİNA, TESİS İÇERİSİNDE YAPILAN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ İLE İNTERNET SİTESİ ZİYARETÇİLERİ

WHITE ROSE MOTOR tarafından WHITE ROSE MOTOR girişlerinde ve tesis içerisinde yapılan kişisel veri işleme faaliyetleri, Anayasa’ya, KVK Kanunu’na ve ilgili diğer mevzuata uygun bir biçimde yürütülmektedir.

WHITE ROSE MOTOR tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, WHITE ROSE MOTOR binalarında ve tesislerinde ve Bölge giriş kapılarında güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Güvenlik kameraları, MOBESE, PTS kullanılması ve misafir giriş çıkışlarının kayıt altına alınması yoluyla WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmüş olmaktadır. Bu kapsamda WHITE ROSE MOTOR Anayasa, KVK Kanunu ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak hareket etmektedir.

9.1. WHITE ROSE MOTOR, Bölge, Bina, Tesis Girişlerinde Ve İçerisinde Yürütülen Kamera İle İzleme Faaliyetleri

Bu bölümde WHITE ROSE MOTOR’nin kamera ile izleme sistemine ilişkin açıklamalar yapılacak ve kişisel verilerin, gizliliğinin ve kişinin temel haklarının nasıl korumaya alındığına ilişkin bilgilendirme yapılacaktır. WHITE ROSE MOTOR, güvenlik kamerası, MOBESE, PTS  ile izleme faaliyeti kapsamında; sunulan hizmetin kalitesini artırmak, güvenilirliğini sağlamak, WHITE ROSE MOTOR’un, müşterilerin ve diğer kişilerin güvenliğini sağlamak ve müşterilerin aldıkları hizmete ilişkin menfaatlerini korumak gibi amaçlar taşımaktadır.

9.1.1. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yasal Dayanağı

WHITE ROSE MOTOR tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyeti, Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak sürdürülmektedir.

9.1.2. KVK Hukukuna Göre Güvenlik Kamerası ile İzleme Faaliyeti Yürütülmesi

WHITE ROSE MOTOR tarafından güvenlik amacıyla kamera ile izleme faaliyeti yürütülmesinde KVK Kanunu’nda yer alan düzenlemelere uygun hareket edilmektedir. WHITE ROSE MOTOR’un, bölge, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, kanunlarda öngörülen amaçlarla ve KVK Kanunu’nda sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

9.1.3. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Duyurulması

WHITE ROSE MOTOR tarafından KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak, kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Böylelikle, kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmesinin engellenmesi, şeffaflığın ve kişisel veri sahibinin aydınlatılmasının sağlanması amaçlanmaktadır. WHITE ROSE MOTOR tarafından kamera ile izleme faaliyetine yönelik olarak; WHITE ROSE MOTOR internet sitesinde işbu Politika yayımlanmakta ve izlemenin yapıldığı alanların girişlerine izleme yapılacağına ilişkin bildirim yazısı asılmaktadır (yerinde aydınlatma).

9.1.4. Kamera ile İzleme Faaliyetinin Yürütülme Amacı ve Amaçla Sınırlılık

WHITE ROSE MOTOR, KVK Kanunu’nun 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir. WHITE ROSE MOTOR tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç bu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır.

9.1.5. Elde Edilen Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

WHITE ROSE MOTOR tarafından KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyeti sonucunda elde edilen kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

9.1.6. Kamera ile İzleme Faaliyeti ile Elde Edilen Kişisel Verilerin Muhafaza Süresi

WHITE ROSE MOTOR’un, kamera ile izleme faaliyeti ile elde edilen kişisel verileri muhafaza süresi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri isimli 4.3. maddesinde yer verilmiştir.

9.1.7. İzleme Sonucunda Elde Edilen Bilgilere Kimlerin Erişebildiği ve Bu Bilgilerin Kimlere Aktarıldığı

Dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda WHITE ROSE MOTOR Arge Müdürlüğü çalışanının erişimi bulunmaktadır. Canlı kamera görüntülerini ise, WHITE ROSE MOTOR güvenlik görevlileri izleyebilmektedir. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

9.2 WHITE ROSE MOTOR Bina, Tesis Giriş Ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışların Takibi

WHITE ROSE MOTOR tarafından; güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla, WHITE ROSE MOTOR binalarında ve tesislerinde misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır. Misafir olarak WHITE ROSE MOTOR binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da WHITE ROSE MOTOR nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

9.3 WHITE ROSE MOTOR Bina ve Tesisleri Ziyaretçilerimizi Sağlanan İnternet Erişimlerine İlişkinin Kayıtların Saklanması

WHITE ROSE MOTOR tarafından güvenliğin sağlanması ve bu Politika’da belirtilen amaçlarla; WHITE ROSE MOTOR tarafından Bina ve Tesislerimiz içerisinde kalınan süre boyunca talep eden Ziyaretçilerimize internet erişimi sağlanabilmektedir. Bu durumda internet erişimlerinize ilişkin log kayıtları 5651 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre düzenlenmiş olan mevzuatın amir hükümlerine göre kayıt altına alınmakta; bu kayıtlar ancak yetkili kamu kurum ve kuruluşları tarafından talep edilmesi veya WHITE ROSE MOTOR içinde gerçekleştirilecek denetim süreçlerinde ilgili hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek amacıyla işlenmektedir. Bu çerçevede elde edilen log kayıtlarına yalnızca sınırlı sayıda WHITE ROSE MOTOR Arge Müdürlüğü çalışanının erişimi bulunmaktadır. Bahsi geçen kayıtlara erişimi olan WHITE ROSE MOTOR çalışanları bu kayıtları yalnızca yetkili kamu kurum ve kuruluşundan gelen talep veya denetim süreçlerinde kullanmak üzere erişmekte ve hukuken yetkili olan kişilerle paylaşmaktadır.

BÖLÜM 10: VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ; BU HAKLARIN WHITE ROSE MOTOR’AİLETİLECEĞİ KANALLARIN YARATILMASI VE VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

WHITE ROSE MOTOR, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. Kişisel veri sahipleri aşağıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak WHITE ROSE MOTOR’a iletmeleri durumunda WHITE ROSE MOTOR talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırmaktadır. Ancak, KVK Kurulunca bir ücret öngörülmesi hâlinde, WHITE ROSE MOTOR tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Kişisel veri sahipleri;

·Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

·Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

·Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

·Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

Kişisel Verilerinin Korunması Kanunun 13’üncü maddesinin 1’inci fıkrası gereğince, kişisel veri sahiplerinin yukarıda belirtilen haklarını kullanmakla ilgili taleplerini “yazılı” veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulunun belirlediği diğer yöntemlerle WHITE ROSE MOTOR’a iletmeleri gerekmektedir. Kişisel veri sahiplerinin yukarıda belirtilen haklarını kullanmaları için, kimliklerini tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istedikleri haklarına yönelik açıklamalarla birlikte taleplerini, Kanun’un 11’inci maddesinde belirtilen haklarda hangisinin kullanımına ilişkin olduğunu da belirterek WHITE ROSE MOTOR’a iletmeleri; başvuruların daha hızlı ve etkili bir şekilde cevaplandırılmasını sağlayacaktır.

Bu çerçevede, WHITE ROSE MOTOR’a Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13’üncü maddesine dayalı olarak aynı Kanun’un yukarıda belirtilen 11’inci maddesindeki hakların kullanılması kapsamında, yapılacak başvuruların yazılı olarak iletileceği kanallar ve usuller aşağıda açıklanmaktadır.

KVK Kanunu’nun 11’inci maddesinde belirtilen haklardan kullanılmak istenen kişisel veri sahibinin hakkına yönelik açıklamaları içeren talepler; http://www.whiterose.com.tr adresindeki form doldurularak, formun imzalı bir nüshası Karaman Organize Sanayi Bölgesi 9. Cad. No:1 Merkez Karaman, Türkiye adresin, veri sahibinin kimliğini tespit edici belgeler ile birlikte bizzat elden iletilebilir, noter kanalıyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemler ile gönderilebilir.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

10.1. WHITE ROSE MOTOR’un Başvurulara Cevap Vermesi

10.1.1.WHITE ROSE MOTOR’un Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi

Kişisel veri sahibinin, yukarıda yer alan usule uygun olarak talebini WHITE ROSE MOTOR’a iletmesi durumunda, WHITE ROSE MOTOR talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, WHITE ROSE MOTOR tarafından başvuru sahibinden KVK Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

10.1.2. WHITE ROSE MOTOR’un Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

WHITE ROSE MOTOR, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. WHITE ROSE MOTOR, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

10.1.3 WHITE ROSE MOTOR’un, Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı

WHITE ROSE MOTOR aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

 1) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.

2) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.

3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu WHITE ROSE MOTOR ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.

4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

5) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.

6) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.

7) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu WHITE ROSE MOTOR ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.

8) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

9) Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması

10) Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.

11) Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

BÖLÜM 11: KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN AYDINLATILMASI VE BİLGİLENDİRİLMESİ

WHITE ROSE MOTOR, KVK Kanunu’nun 10’uncu maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda WHITE ROSE MOTOR tarafından kişisel veri sahiplerine kişisel verilerinin elde edilmesi sırasında WHITE ROSE MOTOR’un kimliği, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin KVK Kanunu’nun 11’inci maddesi kapsamında sahip olduğu haklara ilişkin aydınlatma yapılmaktadır.

Anayasa’nın 20’nci maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda KVK Kanunu’nun 11’inci maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır. WHITE ROSE MOTOR bu kapsamda, Anayasa’nın 20’nci ve KVK Kanunu’nun 11’inci maddelerine uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.

Bunun yanında WHITE ROSE MOTOR KVK Kanunu’daki tüm hususlar ile başta “Hukuka ve dürüstlük” kuralına uygun kişisel veri işleme faaliyetinde bulunduğunu kişisel veri sahipleri ile ilgililere, işbu Politika belgesi başta olmak üzere çeşitli kamuoyuna açık dokümanlarla duyurarak, kişisel veri işleme faaliyetlerinde ilgilileri bilgilendirmeyi ve bu çerçevede hesap verilebilirliği ve şeffaflığı sağlamaktadır. Ayrıca WHITE ROSE MOTOR, ilgili kişilere; kişilerin “açık rıza”sına başvurduğu zamanlar başta olmak üzere, kendi faaliyetleri ve Kanun’daki hususlar hakkında birçok farklı yöntemlerle de bilgilendirmede bulunmaktadır.